VoluNews - Facturation

 

Cette page répertorie les articles des VoluNews publiés pour le thème Facturation.

 

Option client pour ne pas regrouper plusieurs frais sur une même facture Novembre 2024 v. 4.1.216.2

Cette amélioration permet de séparer les frais et les produits finis lors de la génération des factures. En activant une option sur le client, les frais de chaque commande sont facturés séparément des produits finis. Cela garantit une facturation distincte, avec une facture pour les produits finis et une autre pour les frais. Cette séparation permet une gestion plus claire et un suivi plus précis des paiements, facilitant également la gestion des litiges ou des demandes spécifiques concernant les frais ou les produits.

 

Option activée

 

Amélioration du processus de facturation intersites  Octobre 2024 v. 4.1.212.2

Le processus de facturation existant permet de générer une commande de type FAD/AVO entre les sites et permet de générer la facture fournisseur. Ce processus implique trois parties : l'entreprise intermédiaire, le fournisseur, et le client final.
Voici les étapes essentielles :

• Facture A : L'entreprise intermédiaire facture le client final pour 100 % du montant de la commande.
• Facture B : Le fournisseur facture l'entreprise intermédiaire pour 92 % du montant de la Facture A.
• Paiement : L'entreprise intermédiaire paie le fournisseur pour 92 % du montant facturé au client final.

L'entreprise intermédiaire prend une marge de 8 % en agissant comme intermédiaire entre le fournisseur et le client final.

 

 

Nous avons amélioré notre processus de facturation inter-sites pour le rendre plus efficace.
Auparavant, le déclenchement de la facturation se faisait selon une TSC. Désormais, le système permet un déclenchement automatique si le site de la commande est différent du site de production du devis de fabrication.

Points Clés :

• Commande FAD automatisée : Une commande est générée avec une réduction de -8 % pour refléter la marge de l'intermédiaire.
• Automatisation des processus : La génération des factures et des commandes se fait automatiquement, réduisant les erreurs et accélérant le traitement.
• Flexibilité accrue : Le flux de facturation peut maintenant s'adapter facilement aux différents sites, simplifiant ainsi la gestion des comptes fournisseurs.

Ainsi, le flux de facturation inter-sites est désormais plus flexible :

• Le site de la facture inter-sites générée peut être celui du site du devis de fabrication.
• Le compteur de la facture fournisseur peut être celui du site du fournisseur.

 

 

Blocage de la génération de factures au-delà d’un certain montant Septembre 2024 v. 4.1.212.2

Nous avons introduit une fonctionnalité permettant de fixer un montant maximum pour chaque ligne de facture. Si ce montant est dépassé, la facture ne sera pas générée et un message d'erreur sera affiché.

 

• Évitez les erreurs : Assurez-vous que les factures ne dépassent pas les montants autorisés et anticipez les problèmes grâce à des alertes claires avant la facturation.
  
  

 

Facturation des frais de palette Septembre 2024 v. 4.1.212.2

Il était possible de facturer des frais de palette même si la commande associée était encore prévue pour une facturation future, ce qui pouvait entraîner des erreurs de facturation.

 

Nous avons mis en place une vérification automatique :

1. Vérification avant facturation : Avant de facturer les frais de palette, nous vérifions la date du bon de livraison (BL) associé. Les frais de palette ne sont facturés que si le BL est prêt à être facturé.

2. Comment ça fonctionne ? Si le bon de livraison n'est pas encore prêt, la facturation des frais de palette est suspendue jusqu'à ce que le BL puisse être facturé.

 

Les avantages :

• Facturation maîtrisée : Vous ne paierez les frais de palette que lorsque toutes les commandes associées sont prêtes à être facturées.
• Éviter les erreurs : Cela aide à prévenir les erreurs de facturation et assure que tout est correctement conforme avec les bons de livraison.

 

Cube facture : ajout de nouvelles données Septembre 2023 - v.4.1.199.3

Cette évolution permet de renforcer la base de données en ajoutant des noms de villes dans différentes tables pour mieux gérer les informations liées aux adresses.
Elle introduit également de nouvelles données essentielles, telles que le code client livré, le code pays livré, le code postal français livré, la ville livrée, et le secteur géographique livré.
De plus, cette évolution inclut des ajustements au niveau des modules pour intégrer ces données supplémentaires et garantir une meilleure gestion des adresses de livraison dans le cube facture

 

Affichage dans le cube facture :

 

Interface EDI INVOICJuin 2022 - v.4.1.184.3

Cette évolution étend notre prise en charge des normes EDI en permettant de générer des messages EDI de type INVOIC (norme D96A) pour la facturation.

Ces messages seront utilisés dans l’échange de données entre les partenaires commerciaux impliqués dans l’administration, le commerce et le transport.

 

Les messages EDI INVOIC pourront notamment contenir les informations suivantes :

 

• Vos informations commerciales (adresse, numéro de téléphone, etc.) et celles de votre client

• Les biens et/ou services facturés clairement listés

• La date d’émission

• L’échéance du paiement (ex. : 30 jours fin de mois)

• Le total du montant dû

• La TVA (si applicable)

• Etc…

 

Facturation au prix de vente de la date livréeMars 2022 - v.4.1.183.1

Pour rappel, cette fonctionnalité permet de facturer en se basant sur le tarif de vente à la date de livraison, avec une recherche de tarif effectuée pour la quantité commandée.

Dans la pratique, ce fonctionnement permet de répercuter les évolutions de tarifs lorsque commande et livraison sont espacées dans le temps.

 

Gestion des provisions de ristourneFévrier 2022 - v.4.1.182.2

Cette évolution ajoute à Volupack un nouveau programme permettant de gérer les provisions des ristournes clients selon les principes suivants :

 

• Le calcul des provisions peut être réalisé soit par un taux (en %), soit par un écart de prix.
• Le taux de la provision de ristourne peut être défini par client ou par client/référence.
• Le prix de vente avec ristourne est paramétré par client/référence.
  La provision est ainsi calculée en fonction de l’écart entre le prix de vente de la commande et celui avec ristourne.
• Pour chaque ligne de facture/avoir, on calcule d'abord la provision de ristourne liée à la référence (couple client/référence), puis on calcule la provision de ristourne liée au client (à partir du taux du client).
• Certaines types de facture/avoir peuvent être exclus du traitement de la provision de ristourne

 

Écran de sélection des factures pour lesquelles calculer et/ou remettre à zéro les provisions de ristourne

 

EDI Invoice : récupération des informations de livraison pour les fraisDécembre 2021 - v.4.1.181.2

Aujourd’hui, lors de la génération du fichier EDI Invoice, les lignes de factures portant sur des frais ne comportent aucune information sur le bon de livraison étant donné que des frais ne peuvent pas être livrés.

Cette évolution permet donc, selon le client facturé, de transmettre les données de livraison pour les factures de frais. Pour cela, on récupère les informations du premier bon de livraison livré rattaché à la commande de la ligne de facture.

 

Regrouper les factures par référence 2 de l’entête de commandeAvril 2021 - v.4.1.174.1

Permettre lors de la facturation de regrouper celles-ci par la référence 2 de l’entête des commandes.

Si ce mode est activé, toutes les lignes de bon de livraison portant sur des commandes d’une même référence 2 seront regroupées sur la même facture.

 

Activation du regroupement par référence 2 dans l'onglet Facturation de la fiche tiers :

 

 

Mise à jour du TOP FIN par rapport au TOP FACMars 2021 - v.4.1.173.1

Dans les modules de saisie et de visualisation des factures / factures fournisseurs, lors de la mise à jour du TOP de fin de mois de facturation (TOP FAC), cette évolution permet, sur paramétrage, de mettre à jour un TOP FIN associé : la date associée à celui-ci sera alors mise à jour avec la date de fin du TOP FAC + 1 jour (début du mois suivant).

Cela permet notamment d'empêcher la création d'un bon de livraison si la date de livraison est antérieure au top de fin de facturation.

 

Clients ProformaDécembre 2020 - v.4.1.167.1

Pour les clients Proforma, cette évolution permet d'afficher une alerte à chaque intervenant (opérateur saisissant la commande, déclarant les stocks, etc.) rappelant que la quantité à livrer ne doit pas dépasser la quantité commandée, de manière à éviter les retards de paiement.

 

Cette alerte pourra être affichée lors de :

• La validation de l'entête de commande client

• La validation du transfert de devis en commande

• La saisie du numéro d'OF dans la déclaration de production

• La validation de l'entête de bon de livraison

 

EDI INVOICE : chemin du répertoireSeptembre 2020 - v.4.1.163.1

Dans le programme d'édition des factures, cette évolution permet de paramétrer de manière dynamique le chemin du répertoire de destination des fichiers invoice.

Cela permet notamment d'éviter que les fichiers de différents clients se retrouvent dans le même répertoire.

On pourra ainsi classer les éditions dans des répertoires propres à chaque client, de la manière suivante :

 

\\VSW\edi\Cli_A\invoice

\\VSW\edi\Cli_B\invoice

\\VSW\edi\Cli_C\invoice

 

Définition des comptes de ventes selon la famille et le siteSeptembre 2020 - v.4.1.163.1

Cette évolution permet de définir des comptes de vente selon la famille et le site

 

Texte de soumission TVA selon la région du client facturéSeptembre 2019 - v.4.1.153.1

Il est possible de personnaliser le texte de soumission TVA en fonction de la langue du client facturé et du type de soumission. VoluPack permet dorénavant d’éditer un texte de soumission TVA différent en fonction du pays et de la région (plages de codes postaux) du client facturé.